systemowe patrzenie na organizację

Organizacja to nie tylko zespół ludzi, wykonujących swoje zadania. Organizacja jest systemem wielu powiązanych ze sobą elementów, których wzajemne relacje, tworzą dynamikę, często niejawną, ale zawsze kluczową dla działania każdej organizacji. 3 przykłady z mojej praktyki pokazują, że patrzenie na system może przynieść bardzo dobre rozwiązania.

Przykład pierwszy rozgrywa się podczas warsztatów o systemach organizacyjnych, prowadzonych dla managerów. W trakcie części przewidzianej na indywidualne prace coachingowe, młoda managerka zgłasza swój problem, który w skrócie opisuje następująco:

Pracuję w nowej firmie już pół roku, ale zupełnie nie czuję się pewnie w pracy z moim zespołem. Nie mam problemu z poczuciem swoich kompetencji i w poprzednim miejscu wielokrotnie podkreślano mój styl przywództwa i dobry kontakt z ludźmi. Tutaj w ogóle nie potrafię się odnaleźć.

Z tej wypowiedzi wyraźnie wynika, że problem nie tkwi w kompetencjach klientki, ale jest jakoś związany z organizacją, do której przyszła. Dopytałem o kilka rzeczy i okazało się, że na jej miejscu pracował wcześniej bardzo doświadczony i lubiany przez zespół manager, który odszedł w złej atmosferze i w kiepskich relacjach z zarządem. Ustawiłem więc reprezentantkę klientki, reprezentantów poprzedniego managera i zespół. Klientka była samotna i zagubiona. Poprzedni manager stał napięty w pewnym oddaleniu od zespołu ale utrzymywał silny kontakt z byłymi współpracownikami. Dostawiłem do reprezentanta zarządu i to nadało obrazowi nową dynamikę. Poprzedni manager zwrócił się w kierunku zarządu, zespół stał za nimi, zarząd patrzył na klientkę a ona bezradnie na swój zespół. Zamknięte koło, obracające się wokół niedokończonego konfliktu. Rozwiązanie, które przywróciło porządek w systemie dotyczyło pożegnania z szacunkiem poprzedniego managera, ustawienia klientki na przeciwko zespołu a zarządu za nią. Wtedy dopiero wszyscy odczuli spokój i energię, związaną z nowym otwarciem.

Drugi przykład pochodzi ze szkolenia zespołu pewnej firmy produkcyjnej. W jego trakcie uczestniczy wielokrotnie mówili o problemie jaki mają z nowym i ważnym klientem. Nowy kontrakt wiele dla firmy znaczył, ale atmosfera współpracy pogarszała się z każdym tygodniem. Zaproponowałem ustawienie. Prosty obraz pokazał zaskakującą dynamikę. Firma-klient była pełna entuzjazmu, energii, młodości. Reprezentant firmy produkcyjnej był pełen złości, zdystansowany i obrażony. Jak się szybko okazało relacja z klientem odwzorowywała wewnętrzne napięcia w firmie na linii młodzi – starzy. Starsi pracownicy czuli się zagrożeni przez młodszych, mieli rosnące poczucie nieprzydatności i wrażenie, że coraz bardziej nie nadążają za zmianami. Prawdopodobnie ten aspekt firmy był najbardziej dominujący również w relacji z nowym ważnym klientem. Dobrym rozwiązaniem w tym przypadku okazało się oddanie szacunku starszym pracownikom, przesunięcie młodszych na pozycje bliżej celów biznesowych i zapewnienie im wsparcia ze strony starszych. To rozwiązanie przyniosło wiele ulgi wszystkim pracownikom, uczestniczącym w szkoleniu.

Przykład trzeci to indywidualna praca coachingowa z panią prezes dużej organizacji pozarządowej. Postanowiła skorzystać z coachingu w związku z ogromnymi kosztami emocjonalnymi, jakie ponosiła, kierując organizacją. Obraz, który wyłaniał się z jej opowieści pokazywał ogromny chaos w relacjach między członkami zarządu oraz w relacjach między zarządem a radą nadzorcza i zarządem a zespołem operacyjnym. Od początku było jasne, że rozwiązanie jest na poziomie systemowym.

Podstawowe ustawienie pokazało ogromne zamieszanie, związane z niejasnością kto za co odpowiada i kto na co ma ochotę wpływać. Wprowadzanie porządku do tej organizacji miało kilka etapów. W pierwszym pani prezes dokonała wyraźnego rozdziału między różnymi poziomami zarządzania i określiła dla każdego właściwe kompetencje i odpowiedzialność. W drugim ponazywała te siły, które wprowadzały najwięcej chaosu i odbierały jej energię do kierowania. W trzecim etapie wprowadzony został cel działania organizacji i kolejne elementy systemu mogły znaleźć swoje miejsce względem niego. W trakcie kolejnych sesji pani prezes określała swoją rolę i uczyła się wypracowywania dobrego dla siebie miejsca. Już w trakcie trwania procesu coachingowego poziom napięć w organizacji zdecydowanie zmalał.

Wiele z tego, co dzieje się w sferze zawodowej każdego z nas ma swój początek w systemie organizacji, z którymi jesteśmy związani. Często dynamika tych systemów jest niejasna albo ukryta – ale przez to szczególnie mocno oddziaływuje. Coaching systemowy pozwala tę dynamikę odkryć, nazwać i wprowadzić dobre rozwiązania, które uruchamiają pozytywne zmiany.